Organizacija crnogorskih studenata u inostranstvu (OCSI) i svi naši programi zavise od doprinosa našeg članstva i povjerenja javnosti. Stoga smo posvećeni zaštiti svih ličnih podataka koje dobijemo o Vama, bilo da posjetite internet prezentaciju OCSI www.omsa.me ili ste član, alumnista, radno angažovani, stipendista, saradnik ili volonter. U tom cilju, primjenjujemo najviše standarde zaštite ličnih podataka i primjenjujemo zakonske obaveze.
U skladu sa propisom Države Crne Gore koji uređuje zaštitu podataka o ličnosti (Zakon o zaštiti podataka o ličnosti, “Službeni list Crne Gore”, br. 079/08 od 23.12.2008, 070/09 od 21.10.2009, 044/12 od 09.08.2012 i 022/17 od 03.04.2017, u daljem tekstu: Zakon), Organizacija, u svojstvu Rukovaoca podacima, ima obavezu da Vama, licima čiji se podaci o ličnosti obrađuju, obezbijedi sve relevantne informacije radi informisanja.
Ovom Politikom o privatnosti utvrđujemo kako sakupljamo, obrađujemo i štitimo lične podatke koje nam dostavite ili koje možemo prikupljati o Vama, bilo putem interneta, putem telefona, teksta, e-pošte, pisma ili druge prepiske, te koja su Vaša prava i na koji način ih možete ostvariti, a u cilju primjene pravične i transparente obrade.
Molimo Vas da ovu Politiku pažljivo pročitate kako biste razumjeli našu praksu u vezi sa sakupljanjem, obradom i čuvanjem Vaših ličnih podataka. Pridruživanjem Organizaciji, radom za istu ili saradnjom sa istom, saglasni ste i pristajete na odredbe ove Politike.
OCSI prikuplja lične podatke iz različitih izvora. U većini slučajeva, podatke o ličnosti daju direktno fizička lica koja se opredijele za registraciju i pridruživanje Organizaciji. Podatke o ličnosti dobijamo takođe indirektno putem pružanja naših drugih servisa i usluga. Pored toga, koristimo i druge podatke fizičkih lica koji su nam dostupni ili su nam obezbijeđeni iz javnih izvora (javni registri, baze podataka, Internet aplikacije, socijalne mreže ili drugi javni izvori podataka).
Sve prikupljene podatke obrađujemo u skladu sa Etičkim kodeksom Organizacije, uz poštovanje ljudskih prava zagarantovanih crnogorskim zakonima i međunarodnim ugovorima. U skladu sa tim, OCSI prilikom obrade podataka ima jasne procedure zaštite ličnih podataka. OCSI ne prenosi, razmjenjuje ili predaje podatke o ličnostima trećim licima, osim uz prethodno obavještenje i Vašu saglasnost, a u skladu sa zakonom, primjenjujući sve mjere i mehanizme definisane istim.
Izrazi koji se u ovoj Politici koriste za fizička lica u muškom rodu podrazumijevaju iste izraze u ženskom rodu.
1. Definicije
U ovoj Politici privatnosti, sljedeći izrazi imaju navedeno značenje:
1. lični podaci – svi podaci koji se odnose na fizičko lice čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi (u daljem tekstu: lice na koje se podaci odnose). Fizičko lice čiji se identitet može utvrditi je lice koje se može identifikovati posredno ili neposredno, naročito uz pomoć identifikatora kao što su ime, datum rođenja, identifikacioni broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više faktora specifičnih za identitet tog fizičkog lica;
2. obrada – svaka radnja ili skup radnji koji se vrše na ličnim podacima ili na skupovima ličnih podataka, bilo automatizovanim ili neautomatizovanim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, skladištenje, prilagođavanje ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, upotreba, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombinovanje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje;
3. ograničavanje obrade – označavanje sačuvanih ličnih podataka s ciljem ograničavanja njihove obrade u budućnosti;
4. zbirka ličnih podataka – svaki strukturirani skup ličnih podataka dostupnih prema posebnim kriterijumima, bilo da su centralizovani, decentralizovani ili razvrstani na funkcionalnoj ili geografskoj osnovi;
5. rukovaoc zbirke ličnih podataka – fizičko ili pravno lice koje samo ili zajedno s drugim određuje svrhe i sredstva obrade ličnih podataka
6. obrađivač – fizičko ili pravno lice, javni organ, agencija ili drugo tijelo koje obrađuje lične podatke u ime rukovaoca zbirke ličnih podataka;
7. korisnik ličnih podataka – fizičko ili pravno lice, ili drugo tijelo kojem se otkrivaju lični podaci, bez obzira na to da li je on treća strana. Međutim, javni organi koji mogu primiti lične podatke u okviru određene istrage u skladu sa propisima ne smatraju se primaocima, obrada ličnih podataka koju obavljaju ti organi mora biti u skladu sa pravilima o zaštiti podataka prema svrhama obrade;
8. saglasnost lica na koje se podaci odnose – svako dobrovoljno, posebno, informisano i nedvosmisleno izražavanje namjere lica na koje se podaci odnose, kojim ono izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu ličnih podataka koji se na njega odnose;
9. povreda ličnih podataka – kršenje pravila koja dovode do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlašćenog otkrivanja ili pristupa ličnim podacima koji su preneseni, sačuvani ili na drugi način obrađivani;
2. Podaci o rukovaocu podataka
Organizacija crnogorskih studenata u inostranstvu (OCSI), je nevladina organizacija sa sjedištem ul. Pera Šoća 1/7-1 u Podgorici, 81000 Podgorica, Crna Gora; PIB – 02861992.
3. Informacije o licu odgovornom za zaštitu podataka o ličnosti
Lice odgovorno za zaštitu podataka o ličnosti možete kontaktirati putem e-mail adrese: ocsi.omsa@gmail.com.
4. Kategorije podataka o ličnosti koje prikupljamo i obrađujemo
U okviru svojih redovnih aktivnosti, OCSI može da prikuplja i obrađuje sljedeće kategorije podataka o ličnosti: generalne podatke (kao što su ime i prezime, adresa, datum rođenja, državljanstvo), socijalno-demografske podatke (kao što su godine starosti, obrazovanje, poslovni status), geolokacijske podatke, kontakt podatke (kao što su broj telefona, e-mail adresa), podatke o akademskim kvalifikacijama, podatke iz ličnih dokumenata fizičkih lica dostavljenih Organizaciji i ostale poslovne podatke o fizičkim licima (npr. broj računa u banci i jmbg za izvršenje ugovornih obaveza), te podatke o kanalima i aplikacijama koje fizička lica koriste za kontakt sa Organizacijom, podatke o servisima Organizacije koje lica koriste i kontakti sa Organizacijom.
OCSI vodi evidenciju o aktivnostima obrade podataka o ličnosti koja obuhvata kategorije podataka o ličnosti i svrhe njihove obrade.
5. Pravni osnov za obradu i svrha obrade podataka o ličnosti
5.1. Obrada ličnih podataka po osnovu izvršenja ugovora i predugovornih aktivnosti
OCSI obrađuje prikupljene lične podatke fizičkih lica u svrhu izvršenja predugovornih aktivnosti dogovorenih sa fizičkim licem, te izvršenja plaćanja, uplata neophodnih taksi i održavanja kontakta sa ugovorenim licem putem različitih kanala komunikacije.
5.2. Obrada podataka o ličnosti po osnovu saglasnosti fizičkog lica
Obrada podataka o ličnosti se može zasnivati na saglasnosti lica na koje se podaci odnose, što OCSI omogućava da koristi njegove podatke o ličnosti u svrhu definisanu u saglasnosti, npr. za registraciju članova, povezivanje sa unutrašnjim strukturama u odnosu na popunjeni registracioni formular ili zahtjev, vršenje marketinških aktivnosti, primanje newsletters, za distribuciju časopisa, brošura i drugog reklamnog materijala o ponudi OCSI i partnera Organizacije, te za vršenje istraživanja i statističku obradu podataka o članovima i alumnistima, kao i za identifikovanje korišćenja usluga, prilagođavanje ponude i profilisanje. U tom slučaju, obrada se vrši u skladu sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka, kao i dodatnim zakonomima (npr. Zakon o nvo, za pitanja članstva).
6. Obrada podataka
Ukoliko lice na koje se podaci odnose da samo djelimičnu saglasnost ili je (djelimično) opozove, OCSI će obavještavati odnosno lice samo u okviru date saglasnosti i na načine predviđene važećim zakonom.
Ukoliko se saglasnost odnosi na učešće na određenom događaju ili istraživanju, a lice nije registrovani član ili alumnista Organizacije, podaci se čuvaju isključivo za potrebe organizovanja navedenog događaja, odnosno istraživanja, osim e-mail adrese koja se dalje koristi u promotivne svrhe, izuzev ukoliko to nije drugačije navedeno.
Ukoliko se saglasnost odnosi na učešće maloljetnog lica na određenom događaju Organizacije, saglasnost mora biti potpisana od strane roditelja ili staratelja kog postavlja organ starateljstva (Centar za socijalni rad), , a ista se čuva u arhivi Organizacije do najviše godinu dana nakon isteka projekta.
Saglasnost se daje slobodno, a ukoliko lice na koje se podaci odnose kasnije odluči da opozove saglasnost, to može uraditi popunjavanjem određenog zahtjeva koji je dostupan na internet stranici Organizacije.
Dodatne informacije koje lice dostavi Organizaciji prilikom registracije za članstvo, registracije za događaj ili u formalnoj komunikaciji sa Organizacijom (kao npr. ukoliko je fizičkom licu neophodan poseban režim ishrane tokom događaja ili je neophodno provjeriti pristupačnost prostora) će se čuvati u skladu sa profesionalnim i moralnim standardima, te Etičkim kodeksom Organizacije.
Prilikom registracije članstva na internet prezentaciji ili u offline formularu, između ostalih sakupljaju se sljedeći podaci i registrovani korisnici daju saglasnost za korišćenje sljedećih podataka: ime i prezime, e-mail adrese, broj telefona, adresa, država studiranja/trenutna lokacija, naziv univerziteta, studijski nivo, informacije o razmjenama i matičnim univerzitetima, naziv stipendije, oblast studiranja, naziv studijskog programa, godina studija, linkovi ka društvenim mrežama, naziv institucije u kojoj registrovani korisnik radi, država porijekla. Takođe, prilikom registracije, korisnik dostavlja potvrdu o studijama u inostranstvu, te opciono odgovara na dodatna pitanja. Ukoliko je profil verifikovan i uslovi za članstvo su ispunjeni, podaci se dalje obrađuju i sakupljaju u skladu sa ovom politikom. Ukoliko profil nije verifikovan i kriterijumi nijesu ispunjeni, svi dostavljani podaci se brišu. Dodatno, kreirani profil na internet prezentaciji, korisnik može sam da uređuje, dodaje fotografije i objavljuje druge informacije koje su dostupne drugim registrovanim korisnicima.
Registracijom članstva se takođe daje saglasnost za objavljivanje fotografija i/ili video materijala, nastalih na događajima OCSI, na kojem se registrovani član ili alumnista nalazi, kao i za objavljivanje drugih materijala na veb sajtu i društvenim mrežama Organizacije. Nad svim autorskim djelima (npr. člancima, naučno-istraživačkim radovima i sl) koja su stvore za potrebe Organizacije, Organizacija ima autorsko pravo, uz obavezu poštovanja moralnog prava autora da se njegovo ime i prezime jasno istakne.
Podaci registrovanih članova se obrađuju i klasifikuju u odnosu na odgovore, a isti se onda prosljeđuju koordinatorima internih struktura koji stupaju u kontakt sa registrovanim članom/alumnistom (npr. naznačena trenutna lokacija je u Švajcarskoj, registrovani član se onda povezuje sa PoC-jem u Švajcarskoj). Nepotpune registracije ili povlačenje saglasnosti dalje obrade informacija, rezultira takođe i iščlanjivanjem iz Organizacije.
Ostale informacije koje se prikupljaju na internet prezentacijama Organizacije definišu se Politikama o korišćenju istih.
OCSI takođe koristi i treće platforme i internet prezentacije za komunikaciju sa članstvom. Politike o korišćenju podataka u tim slučajevima su definisane politikama privatnosti kompanija u čijem vlasništvu se nalazi platforma, a u politikama za korišćenje platformi se navode osnovne informacije o grupama.
7. Kategorije primaoca podataka o ličnosti
Primaoci podataka o ličnosti mogu biti članovi struktura Organizacije koji su ovlašćeni za isto, na osnovu Politike Organizacije ili Ugovora, koji, na osnovu zakona i Etičkog kodeksa Organizacije imaju obavezu da poštuju i štite podatke o ličnosti lica na koja se podaci odnose u svakom trenutku.
Lične informacije koje fizička lica dostavljaju Organizaciji čuvaju se u posebne zbirke, a u arhivi Organizacije označavaju se sa stepenom “tajno”, što znači da se lični podaci čuvaju sa najvećim stepenom tajnosti i jasno propisanim procedurama obrađivanja, te pristupa.
OCSI neće dijeliti lične podatke sa trećim licima, osim u slučajevima kada je to propisano zakonom (npr. organima vlasti iz bezbjednosnih razloga) i u skladu sa procedurom koja je propisana zakonom.
8. Čuvanje podataka o ličnosti
Period u kojem se podaci o ličnosti čuvaju se mijenja u skladu sa pravnim osnovom i svrhom obrade određene kategorije podataka o ličnosti. Podaci o ličnosti se ne mogu čuvati duže nego što je neophodno za ispunjavanje svrhe u koju se odnosni podaci o ličnosti prikupljaju i obrađuju. Nakon ispunjavanja svrhe obrade, osim ukoliko ne postoji drugi pravni osnov ili osim ukoliko nije neophodno za pokretanje, sprovođenje ili odbranu pravnih zahtjeva, te u slučajevima koji su definisani zakonom, podaci o ličnosti se brišu, uništavaju, blokiraju ili anonimizuju, u skladu sa internim politikama Organizacije.
9. Prava
Ukoliko određeno lice na koje se podaci odnose želi da ostvari uvid u informacije o svrhama u koje OCSI koristi njegove podatke o ličnosti, može ih pribaviti korišćenjem prava pristupa. U tom slučaju, OCSI će ovom licu obezbijediti informaciju o aktivnostima obrade u vezi sa njegovim podacima o ličnosti i njihove pojedinačne pravne osnove.
OCSI će obezbijediti da lica na koja se podaci odnose mogu koristiti svoja prava, konkretnije pravo pristupa podacima o ličnosti, pravo na dopunu nepotpunog i izmjenu ili brisanje netačnog podatka o ličnosti, pravo na brisanje (gde je to dozvoljeno zakonom) podataka o ličnosti. Lica na koja se podaci odnose mogu podnijeti pisani zahtjev na način koji omogućava njihovu identifikaciju, za svako od navedenih prava. Treće lice može podnijeti zahtjev u Vaše ime jedino uz priloženo ovjereno Punomoćje. Svi zahtjevi / ispunjeni formulari moraju biti poslati sa registrovane e-mail adrese, a u nemogućnosti slanja istog sa registrovane e-mail adrese, molimo Vas da nas prvo kontaktirate. OCSI zadržava pravo da zatraži dodatne informacije u cilju utvrđivanja identiteta podnosioca zahtjeva.
OCSI ima obavezu da dostavi odgovor na zahtjev podnijet od strane lica na koja se podaci odnose bez nepotrebnog odlaganja, a najkasnije u roku koji je propisan Zakonom. OCSI ima obavezu da obezbijedi primjerak podataka o ličnosti koji se obrađuju, odnosno besplatno pruži tražene informacije fizičkom licu.
9.1. Pravo na pristup podacima ličnosti
Imate pravo na pristup svojim ličnim podacima koje obrađujemo o Vama i možete zatražiti detaljne informacije o njihovoj svrsi obrade, o vrsti/kategorijama ličnih podataka koji se obrađuju uključujući i uvid u svoje lične podatke, te o predviđenom vremenskom periodu u kojem će osobni podaci biti sačuvani. Pristup ličnim informacijama može biti ograničen samo u slučajevima propisanim zakonom. Pravo na pristup se ostvaruje popunjavanjem formulara koji je dostupan na internet prezentaciji Organizacije.
9.2. Pravo na izmjenu ličnih informacija
Imate pravo da tražite ispravljanje ili dopunjavanje ličnih podataka ako Vaši podaci nijesu tačni, potpuni ili ažurni. Da biste to učinili, pošaljite svoj zahtjev nama kao rukovaocu zbirke pisanim putem, popunjavanjem formulara koji je dostupan na internet prezentaciji Organizacije.
Napominjemo kako je u zahtjevu potrebno jasno naznačiti što konkretno nije tačno, potpuno ili ažurno i u kojem smislu bi navedeno trebalo ispraviti, te dostaviti potrebnu dokumentaciju u prilog svojih navoda.
9.3. Pravo na brisanje
Imate pravo tražiti brisanje ličnih informacija koje se na Vas odnose, u skladu sa zakonom i ovom poltikom, odnosno slučajevima koji su već definisani, popunjavanjem formulara koji je dostupan na internet prezentaciji Organizacije i dostavljanjem istog na e-mail adresu koja je stavljena kao kontakt za poštovanje ove politike. Ukoliko se brisanje podataka odnosi na članstvo u smislu podataka dostavljenih za potrebe registracije, zahtjev za brisanje podataka automatski podrazumijeva i istupanje iz Organizacije.
9.4. Pravo na ograničavanje obrade ličnih podataka
Imate pravo tražiti ograničenje obrade ako:
Molimo Vas da popunjeni formular dostavite na navedenu e-mail adresu.
9.5. Pravo na prigovor
Ukoliko smatrate da se Vaše informacije ne obrađuju i čuvaju u skladu sa ovom politikom, ili smatrate da je lice zaduženo za obradu zbirke podataka neprofesionalno obavilo svoj posao, svoj prigovor možete podnijeti direktno licu ovlašćenom za zastupanje Organizacije, popunjavanjem formulara i dostavljanjem na navedenu e-mail adresu u istom.
10. Opoziv saglasnosti date od strane lica na koje se podaci odnose
Saglasnost se daje za navedene svrhe i važi do njenog opoziva. Nakon djelimičnog ili potpunog opoziva saglasnosti od strane lica na koje se podaci odnose, OCSI neće više koristiti podatke tog lica u svrhe na koje se opoziv odnosi.
Ukoliko lice na koje se podaci odnose želi da opozove datu saglasnost, to može učiniti popunjavanjem formulara i dostavljanjem istog na e-mail adresu navedenu u ovoj Politici.
OCSI čuva podatke u trajanju određenom zakonom i relevantnim politikama Organizacije. Prikupljamo i obrađujemo podatke ličnosti na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost i povjerljivost u njihovoj obradi, te omogućava učinkovite primjene načela zaštite podataka, smanjenje količine podataka, opseg njihove obrade, trajanje čuvanja i njihovu dostupnost.
OCSI ima za cilj da potrebne podatke svede na najmanju moguću mjeru i nastoji da prikuplja i obrađuje samo one podatke koji su neophodni, a kako je to navedeno u ovoj politici.
Ukoliko lice na koje se podaci odnose ne dostavi tražene podatke, odnosno ne dostavi pristanak na obradu podataka, OCSI neće uspostaviti ili će raskinuti takav poslovni odnos.
11. Završne odredbe
OCSI preduzima sve odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite kako bi spriječili slučajno ili nezakonito uništavanje, gubitak, izmjene, neovlašćeno korištenje, otkrivanje uvid ili pristup podatcima, a u skladu sa Internom Politikom o zaštiti ličnih podataka.
Svo članstvo Organizacije koji imaju pristup ličnim podacima se u pisanom obliku obavezuju na čuvanje ličnihpodataka potpisivanjem izjave o povjerljivosti.
Lice ovlašćeno za zastupanje OCSI i svi oni koji imaju pristup zbirkama ličnih podataka, te dokumentima koji sadrže lične informacije, dužni su da iste čuvaju kao profesionalnu tajnu, a njihovo arhiviranje obezbijede u skladu sa Pravilnikom o arhiviranju dokumenata, sa oznakom najvišeg nivoa tajnosti. Navedena obaveza čuvanja podataka traje i nakon prestanka vršenja dužnosti.
OCSI zadržava pravo da izmijeni ili dopuni ovu Politiku u cilju usklađenosti sa propisima o zaštiti podataka ličnosti, te zadržava pravo promjene sadržaja iste ako smatra da je to nužno. O svim izmjenama i dopunama bićete pravovremeno informisani putem naše internet prezentacije u skladu s načelima transparentnosti i javnosti rada.
Na sva pitanja koja nisu izričito definisana u ovim Opštim uslovima ili ugovorom sklopljenim između OCSI i lica na koje se podaci odnose primijenjuju se odredbe važećih zakonskih propisa.
OCSI, u svrhu sprovođenja aktivnosti, zadržava pravo da izvrši prenos podataka o ličnosti u druge države i pravnim licima koja pružaju usluge Organizaciji kao obrađivači, u skladu sa zakonom.
12. Kontakt mejl za dodatne informacije
Ako imate pitanja u vezi obrade Vaših ličnih podataka, možete nam se obratiti putem e-mail adrese: ocsi.omsa@gmail.com